เรื่องที่
2 การจัดทำแผน
2.1 แผน (plan) หมายถึง การดัดสินใจที่กำหนดล่วงหน้าสำหรับการเลือกใช้แนวทางการ
ปฏิบัติการ ประกอบด้วยปัจจัยสำคัญ คือ อนาคต
ปฏิบัติการและสิ่งที่ต้องการให้เกิดขึ้น นั่นคือ องค์กร
หรือแต่ละบุคคลที่ต้องรับผิดชอบ(ขรรค์ชัย คงเสน่ห์ และคณะ,2545)
แผนแบ่งตามขอบเขตของกิจกรรมที่ทำ (Scope of activity) เป็น 2
ประเภท คือ
1. แผนกลยุทธ์ (Strategic
plan) เป็นแผนที่ทำขึ้น เพื่อสนองความต้องการในระยะยาว
และรวมกิจกรรมทุกอย่างของหน่วยงาน การตัดสินใจที่สำคัญของแผนกลยุทธ์ก็ คือ
การเลือกวิธีการในการดำเนินงานและการจัดสรรทรัพยากรที่มีอยู่อย่างจำกัดให้เหมาะสม
เพื่อที่จะนำพาหน่วยงานให้ก้าวไปข้างหน้าอย่างสอดคล้องกับสถานการณ์แวดล้อมภายนอกที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลา
2. แผนดำเนินงานหรือแผนปฏิบัติการ (Operational plan) เป็นแผนที่กำหนดขึ้นมาใช้สำหรับแต่ละกิจกรรมโดยเฉพาะเพื่อให้บรรลุเป้าหมายของแต่ละกิจกรรม
ซึ่งเท่ากับเป็นแผนงานเพื่อให้แผนกลยุทธ์บรรลุผลหรือเป็นการน่าแผนกลยุทธ์ไปใช้นั่นเอง
แผนดำเนินงานที่แยกเป็นแต่ละกิจกรรมก็ ได้แก่ แผนการผลิต แผนการเงิน แผนการตลาด
แผนทรัพยากรมนุษย์และแผนอุปกรณ์เป็นต้น
ปัจจุบันหน่วยงานได้น่าแผนที่มีขอบข่ายความรับผิดชอบเชื่อมโยงนโยบายกับแผนงาน
เป็น “ยุทธศาสตร์”
คือ การดัดสินใจจากทางเลือกที่เชื่อว่าดีที่สุด และเป็นไปไต้ที่สุด
เรียกว่า แผนยุทธศาสตร์
แผนที่ดี
ต้องประกอบด้วยคุณลักษณะ ดังต่อไปนี้
1. ต้องกำหนดวัตถุประสงค์ของแผนอย่างชัดเจน
2. ต้องน่าไปปฏิบัติง่าย
และสะดวกต่อการปฏิบัติ
3. ต้องยืดหยุ่นไต้ตามสภาพการณ์
4. ต้องกำหนดมาตรฐานของการปฏิบัติงานไว้
5. ต้องมีความละเอียดถี่ถ้วนเป็นแผนที่สมบูรณ์แบบ
6. ต้องทำให้เกิดประโยชน์แก่ผู้เกี่ยวข้อง
เพื่อจูงใจให้ทุกคนปฏิบัติตามแผนนั้น
2.2 โครงการ (Project)
โครงการ คือ “แผนหรือ เค้าโครงการตามที่กำหนดไว้” เป็นส่วนประกอบส่วนหนึ่งในการวางแผนพัฒนาที่ช่วยให้เห็นภาพและทิศทางการพัฒนา
มีขอบเขตที่สามารถติดตามและประเมินผลได้
โครงการ (project) ถือเป็นส่วนประกอบสำคัญของแผน เป็นแผนจุลภาคหรือ แผนเฉพาะเรื่อง
ที่จัดทำขึ้นเพื่อพัฒนาหรือแก้ปัญหาใดปัญหาหนึ่งขององค์กร แผนงานที่ปราศจากโครงการย่อมเป็นแผนงานที่ไม่สมบูรณ์ไม่สามารถนำไปปฏิบัติให้เป็นรูปธรรมไต้โครงการจึงมีความสัมพันธ์กับแผนงาน
ลักษณะสำคัญของโครงการ
1. เป็นระบบ (System) มีขั้นตอนการดำเนินงาน
2. มีวัตถุประสงค์ (Objective) เฉพาะชัดเจน
3. มีระยะเวลาแน่นอน
(มีจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดในการดำเนินงาน)
4. เป็นเอกเทศและมีผู้รับผิดชอบโครงการอย่างชัดเจน
5. ต้องใช้ทรัพยากรในการดำเนินการ
6. มีเจ้าของงานหรือผู้จัดสรรงบประมาณ
ขั้นตอนการเขียนโครงการ
1. ชื่อโครงการ เป็นชื่อที่สั้น กระชับ
เข้าใจง่าย และสื่อได้ชัดเจนว่าเนื้อหาสาระของสิ่งที่จะทำคืออะไร
โดยทั่วไปชื่อโครงการ มี องค์ประกอบ 2 ส่วน คือ ส่วนที่ 1 เป็นประเภทของโครงการ
เช่น โครงการฝึกอบรม โครงการสัมมนา โครงการประชุมเชิงปฏิบัติการ ส่วนที่ 2
เป็นลักษณะหรือความเกี่ยวข้องของ โครงการ ว่าเกี่ยวกับเรื่องอะไร หรือเกี่ยวกับใคร
2. หลักการและเหตุผล ความสำคัญของโครงการ
บอกสาเหตุหรือปัญหาที่ทำให้เกิดโครงการนี้ขึ้น และที่สำคัญคือต้องบอกได้ว่า
ถ้าได้ทำโครงการแล้วจะแก้ไขปัญหานี้ตรงไหน หลักการเขียน ดังนี้
1. เขียนในลักษณะบรรยายความ ไม่นิยมเขียนเป็นข้อ ๆ
2. เขียนให้ชัดเจน อ่านเข้าใจง่าย และมีเหตุผลสนับสนุนเพียงพอ
3. วัตถุประสงค์ ระบุสิ่งที่ต้องการให้เกิดขึ้นเมื่อดำเนินการตามโครงการนี้แล้ว
โดยตอบคำถามว่า “จะทำเพื่ออะไร” หรือ “ทำแล้วได้อะไร”
โดยต้องสอดคล้องลับหลักการและเหตุผล วัตถุประสงค์ที่ดีควรเป็นวัตถุประสงค์เชิงพฤติกรรม
ซึ่งสามารถสังเกตได้และวัดได้ องค์ประกอบของวัตถุประสงค์ที่ดี มีดังนี้
1. เข้าใจง่าย ชัดเจน
ไม่คลุมเครือ
2. เฉพาะเจาะจง
ไม่กว้างจนเกินไป
3. ระบุถึงผลลัพธ์ที่ต้องการ
ว่าสิ่งที่ต้องการให้เกิดขึ้นคืออะไร
4. สามารถวัดได้ ทั้งในแง่ของปริมาณและคุณภาพ
5. มีความเป็นไปได้
ไม่เลื่อนลอยหรือทำได้ยากเกินความเป็นจริง คำกริยาที่ควรใช้ในการเขียนวัตถุประสงค์
ของโครงการ แล้วทำให้สามารถวัดและประเมินผลได้ ได้แก่คำว่า เพื่อให้ แสดง กระทำ
ดำเนินการ วัด เลือก แก้ไข สาธิต ตัดสินใจ วิเคราะห์ วางแผน มอบหมาย จำแนก
จัดลำดับ ระบุ อธิบาย แก้ปัญหา ปรับปรุง
พัฒนา
ตรวจสอบ
4. เป้าหมาย ระบุสิ่งที่ต้องการให้เกิดขึ้นทั้งในเชิงปริมาณและเชิงคุณภาพ
ในแต่ละช่วงเวลาจากการดำเนินการตามโครงการนี้แล้ว โดย ตอบคำถามว่า “จะทำเท่าใด”
5. กลุ่มเป้าหมาย ใครคือกลุ่มเป้าหมายของโครงการ หากกลุ่มเป้าหมายมีหลายกลุ่มให้บอกชัดลงไปว่า
ใครคือกลุ่มเป้าหมายหลัก ใครคือ กลุ่มเป้าหมายรอง
6. วิธีดำเนินการ บอกรายละเอียดวิธีดำเนินการ โดยระบุเวลาและกิจกรรมการ
ดำเนินโครงการ (ควรมีรายละเอียดหัวข้อกิจกรรม)
7. งบประมาณ เป็นส่วนที่แสดงยอดงบประมาณ พร้อมแจกแจงค่าใช้จ่ายในการดำเนินกิจกรรมขั้นต่าง
ๆ โดยทั่วไปจะแจกแจงเป็น หมวดย่อย ๆ เช่น หมวดค่าวัสดุ หมวดค่าใช้จ่าย หมวด
ค่าตอบแทน หมวดค่าครุภัณฑ์
8. ระยะเวลาดำเนินงาน ตอบคำถามว่า “ทำเมื่อใด และนานเท่าใด”
(ระบุเวลาเริ่มต้นและเวลาสิ้นสุดโครงการอย่างชัดเจน) โดยจะต้องระบุ
วัน เดือน ปี เช่นเดียวกับการแสดงแผนภูมิแกนท์ (Gantt Chart)
9. สถานที่ เป็นการระบุสถานที่ตั้งของโครงการหรือระบุว่ากิจกรรมนั้น จะทำ ณ
สถานที่แห่งใด เพื่อสะดวกต่อการประสานงานและ จัดเตรียมสถานที่ให้พร้อมค่อนที่จะทำกิจกรรมนั้น
ๆ
10. ผู้รับผิดชอบ เป็นการระบุเพื่อให้ทราบว่าหน่วยงานใดเป็นเจ้าของ
หรือ รับผิดชอบโครงการ โครงการย่อย ๆ บางโครงการระบุเป็น
ชื่อบุคคลผู้รับผิดชอบเป็นรายโครงการ
11. โครงการ/กิจกรรมที่ เกี่ยวข้องหลายๆ
โครงการที่หน่วยงานดำเนินงานอาจมีความเกี่ยวข้องกัน
หรือในแต่ละแผนอาจมีโครงการหลายโครงการ หรือบางโครงการเป็นโครงการย่อยในโครงการใหญ่
12. เครือข่าย/หน่วยงานที่ให้ การสนับสนุนในการดำเนินการโครงการ
ควรจะประสานงานและขอ
ความร่วมมือกับหน่วยงานอื่น
หากมีหน่วยงานร่วมดำเนินโครงการมากกว่าหนึ่งหน่วยงานต้องระบุชื่อให้ครบถ้วน และ
แจกแจงให้ชัดเจนด้วยว่าหน่วยงานที่ร่วมโครงการแต่ละฝ่ายจะเข้ามามีส่วนร่วมโครงการในส่วนใด
13. ผลที่คาดว่าจะไต้รับ เมื่อโครงการนั้นเสร็จสิ้นแล้ว
จะเกิดผลอย่างไรบ้างใครเป็น ผู้ไต้รับผลประโยชน์โดยตรงและผลกระทบของโครงการ
14. การประเมินโครงการ บอกรายละเอียดการให้ไต้มาซึ่งคำตอบว่าโครงการที่จัดนั้น
มีประโยชน์และคุ้มค่าอย่างไร โดยบอกประเด็นการประเมิน/ตัวชี้วัด แหล่งข้อมูล
วิธีการประเมิน ให้สอดคล้องกับ วัตถุประสงค์หรือเป้าหมายของโครงการ
15. ตัวชี้วัดผลสำเร็จของโครงการ
1. ตัวชี้วัดผลผลิต (output) หมายถึง ตัวชี้วัดที่แสดงผลงาน เป็นรูปธรรมในเชิงปริมาณและ /
หรือคุณภาพอันเกิดจากงาน ตามวัตถุประสงค์ของโครงการ
2. ตัวชี้วัดผลลัพธ์(outcome) หมายถึง ตัวชี้วัดที่แสดงถึงผลประโยชน์จากผลผลิตที่มีผลต่อบุคคล
ชุมชน สิ่งแวดล้อม เศรษฐกิจ และสังคมโดยรวม
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น